人事档案

什么是人事档案

人事档案是我国人事治理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的凭证，与个人薪资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要根据。高校学生档案则是国家人事档案的构成部分，是大学生在校阶段的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的首要根据。当前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，非凡是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

人事档案的特点

人事档案具有下方特点：

1 ．全面性。人事档案收存雇员的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、人党人团、奖励、处分、任免、薪资等方面的相关文件材料，所以，它能记录雇员个人成长、思想发展的历史，能展现雇员家庭情形、专业情形、个人自然情形等方方面面的内容，总之，人事档案是雇员个人信息的储存库，它概括地反应雇员个人全貌。

2 ．现实性。受于雇员还在工作，其人事档案则形成人事（劳动）部门正确运用人才、合理处理薪资等困难的一个重要根据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其余档案的重要标志。

3 ．真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案务必做到整体内容完整洁全，个体材料客观真实，才可为用人部门供应优质服务。

4 ．动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，伴随当事人人生道路的延伸将持续形成一部分反应新信息的文件材料。所以，人事档案务必注重做好新材料的收集补充，力求缩短档案与雇员事实情形的“时间差”，这就要求人事档案务必打孔装订，以便随时补充新材料。

5 ．流动性。人事档案的治理与雇员的人事治理相统一，才便于发挥人事档案的作用，假如人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，如此的无头档案，保管得再好也无意义。所以，在工作中务必坚持“档随人走”，在雇员调走后的一周在内，务必将其人事档案转往新的治理部门。

6 ．机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情形，有的从侧面反应了一部分巨大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包含家庭成员）言及的内心隐秘等等，所以，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地供应服务。

人事档案的存档方式

当前国家对于毕业后仍未就业的大学生的档案，一般采取三种治理办法：

一是把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。该种方式比较适合预备在生源地规模内就业的毕业生和临时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需从新办理改派手续。

二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校胜过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。该种方式适合有就业愿望但仍未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校导致延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的确认都不能出具。

三是把档案转至就业代理或人才交流中心。该种方式比较适合预备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生处理一部分事实困难，缺点是假如毕业生与指导中心交流相对少，则轻易产生信息不畅。

人事档案的作用

人事档案是社会公共信息非常重要的一个构成部分，通过人事档案可以确认个人的历经、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情形。从人力资源开发、治理的角度来说，人事档案可以为个人应聘、单位求才供应大批丰富、动态、真实有效的原始资料和报告。此外，档案仍有一部分衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、供应出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的有关材料等。

人事档案治理制度

一、人事档案保管制度

1、目的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密 的一部分。对人事档案执行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的首要任务。

第三，便于档案材料的运用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

2、人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案执行有效保管的要害。其基本内容大差不差包含五部分：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料执行鉴别，看其能否符合归档的要求；其次，依照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；又一次，在目录上补登材料名称及相关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包含对人事档案材料自身执行检查，如查看有无霉烂，虫蛀 等，也包含对人事档案保管的环境执行检查，如查看库房门窗能否完好，有无其余存放错误等。

检查核对一般要定期执行。但在下列情形下，也要执行检查核对：

突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料能否丢失。

发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是有关档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大差不差程序如下：

取出应转走的档案；

在档案底账上注销；

填写《转递人事档案材料的通知单》；

按撰文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。此外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：

对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

库房备有必要的防火、防潮器材。

库房、档案柜维持清洁，不准存放无关物品。

任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

无关人士不得进入库房。严禁吸烟。

离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容首要有下方几项：

人事档案的数量。

人事档案材料收集补充情形。

档案整理情形。

档案保管情形。

利用情形。

库房设备情形。

人事档案工作人士情形。

二、人事档案利用制度

1、目的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循适当的程度和手续，这是保证档案治理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案治理活动供应规章根据。工作人士务必按 照这些制度行事，这是对工作人士的基本要求。

2、人事档案利用的方式

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和治理。该种方式具有很多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的首要方式。

(2)借出运用。借出库房须满足适当的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案； 公安、保卫部门因非凡需要务必借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具确认材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的确认材料可以是人事档案部门按相关文件规定写出的相关情形的确认材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提高、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，务必符合适当的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包含下方内容：首先，由申请查阅者写出查档数据，在数据中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情形；其次，查阅单位(部门)盖章。主管签字；最后，由人事档案部门审核准许。人事档案部门对申请数据执行审核，若理由充分，手续齐全，则予以准许。

(2)外借手续。

借档单位(部门)写出借档数据，内容与查档数据类似。

借档单位(部门)盖章，主管签字。

人事档案部门对其执行审核、准许。

执行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人士签字。

归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具确认材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具确认材料时，需履行下方手续：首先，由相关单位(部门)开具介绍信，表明要求出具确认材料的理由，并加盖公章；其次，人事

档案部门依照相关规定，结合利用者的要求，供应确认材料；最后，确认材料由人事档案部门相关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。