正式沟通

正式沟通简述

正式沟通一般指在组织系统内，根据组织明文规定的原则执行的信息传递与交流。比如组织与组织之间的公函来往、组织内部的文件传达、召开会议、上下级之间的定期情报交换等。

依据古典治理理论，沟通应遵循指挥或层级系统执行。严格地说，越级数据或命令，或不同部门人士间彼此执行沟通，均为不同意的。所以，在组织内只有垂直（纵向）的沟通流向（Verticalcommunicationflow），很少有同一水平的横向沟通流向（horlzontalCommunicationflow）。事实上，依照该种模式执行沟通，不但是不或许的，而且不能符合组织的需要。所以造成了委员会，或公文抄报之类的措施，以便在与级之 I司的横向沟通，但这依然属于组织正式结构所计划的路线，仍属正式沟通性质。

正式沟通的种类

正式沟通有下向（downward）、上向（upward）、横向（1ateral）、外向（outside）沟通等几种：

（1）下向沟通。这是在传统组织内最首要的沟通流向。一般以命令方式传达上级组织或其上级所决定的政策、计划、规定之类的信息，有时颁发某些资恐供下属运用等等。假如组织的结构包含有多个层次，则通过层层转达，其结果往往使下向信息发生歪曲，甚至遗失，而且过程缓慢，这些均为在下向沟通中所经常发现的困难。

（2）上向沟通。首要是下属依照规定往上级所提出的正式书面或口头数据。除此以外，很多机构还采取某些措施以激励往上沟通，比如意见箱、建议制度、以及由组织举行的征求意见座谈会、或立场调查等等。有时某些上层主管采取所谓“门户放开”政策（open-doorpolicy），使下属人士可以不经组织层次往上数据。但是据研究，该种沟通也不是很有效的，而且受于当事人的利害关系，往往使沟通信息发生与事实不符或压缩的情形。

（3）横向沟通。首要是同层次，不同业务部门之间的沟通。在正式沟通系统内，一般机会并没有多，若采取委员会和举办会议方式，往往所费时间人力甚多，而高达沟通的效果并没有很大。所以，组织为顺遂执行其工作，务必依靠非正式沟通以辅助正式沟通的不足。正式沟通的优点是：沟通效果好，比较严厉，约束力强.易于保密，可以使信息沟通维持权威性。重要的消息和文件的传达，组织的决策等，一般都采取该种方式。其缺点在于，由于依靠组织系统层层传递，所以很刻板，沟通速度很慢，另外也存在着信息失真或扭曲的机会。

正式沟通的形态

正式沟通有几种具体的沟通形态据研究，以5个人为一群体为例，差不多可有五种沟通形态，即：

链式（chain）；

环式（circle）；

Y式（Y）；

轮式（wheel）；

全通道（AllChannel）。

（1）链式沟通。这是一个平行网络，其中居于两端的人只能与内侧的一个成员联系，居中的人则可分别与两人沟通信息。在一个组织系统中，它相当于一个纵向沟通网络，代表一个五级层次，渐渐传递，信息可自上而下或自下而上执行传递。在这个网络中，信息经层层传递，过滤，轻易失真，各个信息传递者所接收的信息差异很大，平均满足程度有较大差距。另外，该种网络还可表明组织中主管人士和下级部属之间中间治理者的组织系统，属控制型结构。

在治理中，假如某一组织系统过于庞大，需要实施分权授权治理，那么，链式沟通网络是一种行之有效的方法。

（2）环式沟通。此形态可以看成是链式形态的一个封闭式控制结构，表明5个人之间依次联系和沟通。其中，每个人都可同期与两侧的人沟通信息。在这个网络中，组织的集中化程度和领导人的猜测程度都较低；畅通途径不多，组织中成员具有比较统一的满足度，组织士气高昂。假如在组织中需要创造出———种高昂的士气来达到组织目标，环式沟通是一种行之有效的措施。

（3）Y式沟通。这是一个纵向沟通网络，其中只有一个成员位于沟通内的中心，形成沟通的媒介。在组织中，这一网络大体相当于组织领导，秘书班子再到下级主管人士或一般成员之间的纵向关系。该种网络集中化程度高，处理困难速度快，组织中领导人士猜测程度较高。除中心人士（C）外，组织成员的平均满足程度较低。此网络适用于主管人士的工作任务十分繁重，需要有人选择信息，供应决策根据，节省时间，而又要对组织实施有效的控制。但此网络易致使信息曲解或失真，影响组织中成员的士气，障碍组织提升工作效率。

（4）轮式沟通。属于控制型网络，其中只有一个成员是各种信息的汇集点与传递中心。在组织中，大体相当于一个主管领导直接治理几个部门的权威控制系统。此网络集中化程度高，处理困难的进展快。主管人（诚然是 C）的猜测程度很高，而沟通的途径很少，组织成员的满足程度低，士气低落。轮式网络是增强组织控制、争时间、抢速度的一个有效方法。假如组织接受紧急攻关任务，要求执行严密控制，则可采取该种网络。

（5）全通道式沟通。这是一个放开式的网络系统，其中每个成员之间都有适当的联系，彼此了解。此网络中组织的集中化程度及主管人的猜测程度均很低。受于沟通途径很多，组织成员的平均满足程度高且差异小，所以士气高昂，合作气氛浓厚。这对于处理复杂困难，加强组织合作精神，提升士气均有很大作用。但是，受于该种网络沟通途径太多，易产生混乱，且又费时，影响工作效率。

上述种种沟通形态和网络，都有其优缺点。作为一位主管人士，在治理工作实践中，要执行有效的人际沟通，就需发挥其优点，避免其缺点，使组织的治理工作水平逐渐提升（见上表1）。