双向问询表

什么是双向问询表

“双向问询表”来因为国外企业。当前，“双向问询表”在我国的一部分企业中开始应用，首要用于企业采购中与供方的双向沟通。当一部分外国企业来中国采购产品时，他们要求中方企业务必运用“双向问询表”执行书面的供需信息沟通。因此“双向问询表”的作用还仅限于供需双方的信息沟通。但其作用不仅这样，在企业其余管理中也有非常好的作用，比如在企业产品设计与开发管理、产品质量管理等等都可以发挥重要的作用。

双向问询表的内容

“双向问询表”，一般由“项目证实”、“产品项目描述”“产品核心要求”“技术要求”“资料清单”等五部分内容构成：

1.项目证实

顾客（采购）方：

求购产品名称：XX

顾客（采购）方项目协调人：

提供方项目协调人（由提供方填写）：

2.产品项目描述

采购XX产品的首要信息

3.产品核心要求

去磁试验要求：去磁前与去磁后之间的波动程度应差于3%（参见“刹车杆去磁试验的特别表明”）

4.其余技术要求

5.顾客（采购）方供应的有关资料清单

“双向问询表”经供方签收、证实和填写后，还须以同样的方式回复顾客，使供需双方均记录在案。从上不难看出，用“双向问询表”执行沟通，其承载的信息资源非常全面、而且精准，信息沟通的质量好。

">编辑]“双向问询表”在企业营销的作用

一、在现代企业营销管理环境下的作用

从“双向问询表”形式向上瞧,它的确是一种用于信息沟通的表格,用于顾客与提供商双方就采购产品的技术、质量、数量、运输等要求的信息传递。但它隐含了一个最明显的特点:表格记录的、双方需要传递的信息、资料,信息精准,资料非常完整,不遗漏,记录的形式正规,而且双方责任清晰。不似电话或口头联系,因沟通者语言不同形成的阻碍或个人素质、记忆力、工作立场等,发生信息扭曲或信息传递量减弱的情形。

我们知道,现代企业营销观念已从传统的“生产观念”、“产品观念”、“销售观念”向“市场营销观念”、甚至“社会营销观念”转变。市场营销观念要求企业务必首先充分了解和分析消费者的需求,然后再生产满足这些要求的产品。

该种观念考虑的逻辑顺序不是从既有产品出发,而是从在市场上反应出来的顾客需求出发,依照顾客的需求和欲望,采取市场营销组合,以合适的产品和价格,在合适的地点,用有效的促销手段有效地满足顾客需求。即消费者的需求不再是传统意义上的产品和价格需求,而是全方位的需求,还包含包装、运输、交货地点,甚至产品对人和环境的安全性、消费者的用途合适性等。而且,从信息利用、传递的特性,信息的内容具有可干扰性。信息在被利用的过程中达到其价值,其内容的客观性在被利用的过程中可以会承受来自其余信息的干扰,同期,信息的内容在传递过程中,会受于民众的立场和能力的影响而承受扭曲或减弱。传统的供需双方的联系、沟通,就因民众的立场和能力的影响而承受扭曲或减弱。如传统的供需双方的联系方式习惯于电话或口头表达,即便传真,也多为电话或口头表达的记录,没有适当的格式,挂一漏万的现象就在所难免。所以,传统的供需双方的联系、沟通方式已不适应现代企业营销。那么,“双向问询表”则不然。它是事先设计、相关人士充分讨论并以一定格式执行书面传递的信息,信息内容不会由于传递环节的增多而承受扭曲、减弱。它承载的内容不仅包含了需方所需要的、差不多所有的信息;而且供方的答复信息也是经相关人士充分讨论、十分慎重地发出的。如此,供需双方沟通信息的牢靠性、普遍性得到充分的保证。所以可以说,“双向问询表”顺应时代的要求,恰恰可以充当现代企业营销中供需双方联系方式的“主角”、可以发挥它的重要作用。

二、在对外纠纷中的作用

受于“双向问询表”对供需双方沟通的信息,以书面的形式完整地记录在案,供需双方的责任就分得非常清晰。

一旦有产品质量或服务等方面的困难,供需双方不存在推委、误解和抱怨等现象,只要翻阅各自的“双向问询表”所记载的内容,便非常清晰是谁的责任。尤其当供方是完全依照需方“双向问询表”中记录的要求供应产品,需方在产品质量或服务等方面仍认为存在困难而投诉、甚至要求巨额赔偿时,顾客的“双向问询表”中记录的信息,就形成打“国际官司”有力又有利的凭证。

双向问询表案例分析 ">编辑] 案例一:双向问询表在企业生产运营管理中的作用

1.在营销管理中的作用

“双向问询表”有一个最明显的特点：表格记录的双方需要传递的信息精准，资料非常完整、不遗漏，双方责任清晰。因此它不似电话或口头联系：因沟通者语言不同形成的阻碍或个人素质、记忆力、工作立场等而致使信息扭曲或其传递量减弱。

现代企业营销观念已从传统的“生产观念”、“产品观念”、“销售观念”向“市场营销观念”、甚至“社会营销观念”转变。这就要求企业不是从既有产品出发，而是充分了解和分析消费者的需求，从在市场上反应出来的顾客需求出发，依照顾客的需求和欲望，采取市场营销组合，以合适的产品和价格，在合适的地点，用有效的促销手段有效地满足顾客需求。即消费者的需求不再是传统意义上的产品和价格需求，而是全方位的需求，甚至包含产品对人和环境的安全性、消费者的用途合适性等。另一面，从信息利用、传递的特性，信息的内容具有可干扰性。信息在被利用的过程中达到其价值，其内容的客观性在被利用的过程中或许会承受来自其余信息的干扰，同期，信息的内容在传递过程中，会受于民众的立场和能力的影响而承受扭曲或减弱。传统的供需双方的联系、沟通，就常常因民众的立场和能力的影响而承受扭曲或减弱。如传统的供需双方的联系方式习惯于电话或口头表达，即便传真，也多为电话或口头表达的记录，没有适当的格式，挂一漏万的现象就在所难免。所以，传统的供需双方的联系、沟通方式已不适应现代企业营销。而“双向问询表”则不然。它是事先设计、相关人士充分讨论并以一定格式执行书面传递的信息，信息内容不会由于传递环节的增多而承受扭曲、减弱。它承载的内容不仅包含了需方所需要的差不多所有的信息；而且供方的答复信息也是经相关人士充分讨论、十分慎重地发出的。如此，供需双方沟通信息的牢靠性、普遍性得到充分的保证。

另外，受于“双向问询表”以书面的形式完整地记录供需双方沟通的信息，双方的责任非常清晰。一旦有产品质量或服务等方面的困难，供需双方不存在推委、误解和抱怨等现象。尤其当供方是完全依照需方“双向问询表”中记录的要求供应产品，需方在产品质量或服务等方面仍认为存在困难而投诉、甚至要求巨额赔偿时， “双向问询表”中记录的信息，就形成供方处理供销、贸易纠纷中有力又有利的凭证。

2.在产品设计开发与管理中的作用

在产品生产以前，为了充分满足顾客需求，企业都要对顾客所有需求、要求的信息充分研究、执行质量策划或设计开发；甚至对顾客将产品用于什么地方，在这些地方运用会造成什么不良后果也要加以考虑；对运用的材料、工艺、方法、人士，对生产过程的控制，产品质量的检测，包装的设计与采取的运输方式等都要分析研究。在这些质量策划、设计开发过程中，最核心的输入，就是顾客的要求（比如产品的内在、外在质量，包装、运输、交付质量等等信息）。设计开发部门可以直接将“双向问询表”承载的内容、信息、资料作为输入资料，而不必像以往那样，需营销部门反复整理顾客的需求资料。如此，“双向问询表”不仅为企业设计开发部门给予了非常精准的顾客原始需求资料，设计开发、策划质量得到保证，而且因无需营销部门反复整理顾客的需求资料而缩短了产品质量策划、设计开发时间，对产品的按时交付也具有积极作用。

3.在减弱生产成本中的作用

“双向问询表”中，还承载了顾客运用产品的用途、规模，企业设计开发部门在设计开发过程中对顾客运用产品会造成什么不良后果的严重性的评估，就有了根据，就能作到心中有数。比如上述“产品项目描述”表中批号为471-218的产品是顾客用于“座位调节马达”生产的。“座位调节马达”对于汽车行驶安全产生后果的严重性，就比到“汽车雨刮电机”的严重性小。如此，企业设计开发部门在设计开发时，考虑选料、工艺、方法、人士、生产过程控制等方面就可以有所节制，进而为企业减弱成本、创造效益发挥作用。

4.在产品质量控制中的作用

顾客的要求经历企业设计开发等部门的质量策划、设计开发，得出工艺技术要求或规范、以及质量计划。这些文件可连同“双向问询表”中打上特殊记号的核心要求、技术要求等内容，一起发放至企业中各有关实施部门实行，各有关部门在执行质量控制时，就有特殊的“威力”：“顾客是上帝”，假使谁对顾客的特殊特性或核心特性要求马虎了事，必将承受严厉的惩罚。

">编辑] 案例二:双向问询表在产品质量先期策划过程分析

一、有助于产品质量先期策划的进程和质量

在产品生产以前,为了充分满足顾客需求,企业都要执行产品质量先期策划。所谓产品质量先期策划,简单地说,就是企业通过对顾客所有需求、要求信息充分执行分析、研究,甚至对顾客将产品用于什么地方,在这些地方运用会造成什么不良后果也要加以考虑,然后决定运用什么材料、工艺技术、方法,调配什么素质的人士,生产过程如何控制,产品质量如何检测,包装如何设计、采取什么运输方式才可保证产品安全交付等一连串分析和制订目标、决策、措施的过程。这些过程最核心的输入,就是顾客的要求,包含明示或隐含的需求、期望等信息,比如产品的内在、外在质量,包装、运输、交付质量等等信息,其中顾客对产品的核心或特殊特性的要求最为重要。这是传统营销中,大部分企业往往不注意、但又是十分重要的一块。

从“双向问询表”的内容,它不仅表达供需双方的信息全面,而且特别着重反应了顾客对产品的核心或特殊特性的要求。产品特殊特性,是顾客对某个产品特性的特定要求,一般由顾客采取特别的符号加以标识,如星号、小三角形等,一般在设计文件、图纸规范中清晰,要求供方组织在产品设计、质量策划以及生产过程控制等过程中,对影响特殊特性的过程活动予以着重控制。

所以,“双向问询表”在企业内部的产品质量先期策划时,对顾客所有需求、要求信息分析、研究这一环节,产品策划部门可以直接将“双向问询表”承载的内容、信息、资料直接拿来作为输入资料,而不必像以往那样,需营销部门反复整理顾客的需求资料。如此,“双向问询表”不仅为企业产品质量先期策划给予了顾客的原始需求资料,产品质量先期策划结果的质量得到保证,而且因无需营销部门反复整理顾客的需求资料而缩短了产品质量先期策划时间,对产品的按时交付也具有积极作用。

另外“双向问询表”中,还承载了顾客运用产品的用途、规模,则在策划过程中对顾客运用产品会造成什么不良后果的严重性的评估,就有了根据,就能做到心中有数。比如上述“产品项目描述”表中批号为471-218的产品是顾客用于“座位调节马达”生产的。“座位调节马达”对于汽车行驶安全产生后果的严重性,就比到“汽车雨刮电机”的严重性小。如此,企业在策划时,考虑选料、工艺技术和生产方法、人士调配、生产过程控制等方面就可以有所节制,进而为企业节省成本、创造效益。

二、有助于质量计划实行的同步控制

产品质量先期策划的输出结果,是一种质量计划。质量计划连同“双向问询表”中打上特殊记号的核心要求、技术要求等内容,一起发放至企业中各有关实施部门实行,各有关部门在执行质量控制时,有特殊的“威力”。雇员一般都知道,“顾客是上帝”,假使谁对顾客的特殊特性或核心特性要求马虎、造次,必将承受严厉的惩罚。因此“双向问询表”在质量计划实行的同步控制过程中,有不可替代的警示作用。

">编辑] 案例三:双向问询表实例分析

“双向问询表”,一般首要由“项目证实”、“产品项目描述”“产品核心要求”“技术要求”“资料清单”等五部分内容构成。

下方是国外某公司向中国某企业采购用于汽车电机生产的瓦形磁铁而供应、运用的一种“双向问询表”:

(一)项目证实

顾客(采购)方:×××

求购产品名称:瓦形磁铁

顾客(采购)方项目协调人:

提供方项目协调人(由提供方填写):

(二)产品项目描述

采购瓦形磁铁产品的首要信息

(三)产品核心要求

去磁试验要求:去磁前与去磁后之间的波动程度应差于3%(参见“刹车杆去磁试验的特别表明”)

(四)其余技术要求

(五)顾客(采购)方供应的有关资料清单

该种“双向问询表”经供方签收、证实和填写后,还须以同样的方式回复顾客,使供需双方均记录在案。

从以上对“双向问询表”的介绍,不难看出,用“双向问询表”执行沟通,其承载的信息资源非常全面、精准,而且信息沟通的质量好。

参考文献 ↑ 1.0 1.1 1.2 李明荣."双向问询表"在企业营销及产品质量先期策划中的作用.桂林航天工业高等专科学校学报,2006,11(1) ↑ 李明荣.论"双向问询表"在企业生产运营管理中的作用.商场现代化,2008,(6)