股东关系,又称“投资人关系”(IR)。它是从&(年代初以来,在企业公共关系领域中持续发展的一个崭新的方面。当前,股东关系已经形成企业内部公共关系活动的重要内容。它同企业职工关系一样,也是制衡企业运营活动的原因之一。
股东关系的目标
(1)为企业发行股票开展宣传活动。
我国股份制企业所发行的股票,一般均为在银行金融机构的参与下,由相关金融机构代理发行的。一个金融机构能否愿意代理企业发行股票,这取决于该金融机构对企业的历史、管理机构、运营政策与运营绩效、企业发展前景的了解和认识。所以,要想使企业股票能够顺遂发行,企业公共关系部门首先就务必对代理发行机构开展大范围的公共关系宣传活动,使企业与代理发行机构获得相互信任和了解;在寻求到较好的合作伙伴———股票代理发行机构以后,企业公共关系部门就要把宣传的着重转移到有机会买入本企业股票的社会公众身上。通过开展大范围的公共关系活动,使那些手中聚集一定闲置资金并打算用于投资的社会公众,在了解企业、信任企业的基础上,造成事实的买入举动。
(2)定期向股东通报企业运营情况,以紧密企业同股东的联系。
一旦资金持有者买入了企业的股份,他(或她)也就形成企业财产的支配者,同期也就具有了知晓企业运营情况的权力。企业公共关系部门的一项重要的任务,就是运用各种传播手段,及时地向企业股东传递相关企业运营情况和各种信息,增强企业与股东之间的信息沟通与交流,并通过开展各种各样的联谊活动,紧密企业同股东的情感联系,这对于平稳股东,平稳企业的筹资能力和途径,具有十分重要的作用。
(3)监督企业的运营活动,维护企业股东的合法权益。
获得股息,这是股东买入企业股份的特殊动机。而股东持有者获得股息的大小,一面同他的持股数额相关,另一面也同企业的运营情况相关。企业公共关系部门在协调企业与股东的关系时,要从维护企业股东利益的角度出发,对企业的运营活动执行必要的监督,以促使企业的运营者能够以最大的精力去较好地运营企业。从企业公共关系的角度来说,维护企业股东的合法权益,事实上也就是维护了企业长期、平稳发展的基本目标。
股东关系的工作内容
股东是企业的投资人,是企业的主人,他们的切身利益与企业运营情况的好坏息息有关。所以,企业有义务定期向股东汇报企业的运营情况、企业面对和曾显现过的巨大困难。企业公关部门应依据股东关心的困难经常性地向股东数据下列信息:
(1)企业的方针、政策、发展目标、发展规划、运营计划。
(2)企业的资金流转情况、运营情况。
(3)股利的分配政策。
(4)盈利预期。
(5)企业面对的内外部经济环境的变异情形。
(6)相关企业的各种详尽的统计数字。
在向股东传达相关企业的运营信息时,特别要注意,不论企业运营情况好坏,都务必如实向股东汇报,绝不可报喜不报忧。否则,极易丧失掉股东的信任。另一面,企业公关部门仍有责任收集来自股东方面的各种信息,数据给企业的相关部门或主管领导。这些信息首要包含:股东本人情况;股东本人对企业的意见和建议;他对企业产品和服务的感想;他所知道的社会上对本企业的各种反应;他所收到的来自各企业方面的信息能否充分;以及他对这些信息的观点和反应等等。
处理股东关系的传播手段
为了促进企业与股东之间的信息交流,更深一步沟通双方的联系,企业公关部门应采取各种传播交流手段执行交流。
(1)利用年终数据执行交流。
利用年终归纳数据是企业与股东执行交流的首要手段,亦是企业向股东汇报一年来运营情况的最重要的可能。所以,应予以充足的重视。由于,很多股东往往就凭年终归纳数据来分析企业的信誉和形象。年终归纳数据的内容应尽量详尽无遗。
年终归纳数据一般包含:
1财务情况、生产和销售水平。
2人事安排、工会组织情形。
3劳资关系。
4其它困难。
(2)召开股东大会和向股东散发企业资料。
企业可依据情形举办定期或不定期股东大会,以向股东汇报企业的各方面情形。另外,还可设立季度数据、股东刊物、股东通讯、财务通告、各种小册子等向股东汇报和交流信息。在必要的时机,甚至可直接访问股东,征求意见等。要开好股东大会,对于企业公共关系部门来看,务必做好下面几个方面的工作。
第一,召开企业股东大会,要采取书面的形式,通知企业股东。书面通知书应在会议召开前的指定时期内,送交股东手中,以便能够使其有足够的时间对会议的内容执行充分的思考和准备;送给股东的通知书,要求文字简洁,对会议召开的时间、地点及议题要有清晰表明;有条件的企业,要特别讲究通知书的印刷,以示郑重。
第二,在选择会议地点时,要顾虑到交通困难。同期,还要注意舒适性。对于会议日程的安排,要解决到紧凑和丰富。对于在会议上的讲话者,要事先通知,使他们做好充分的预案。特别是企业的总经理提交给股东大会通过的各类议案,务必由企业公共关系部门参与起草和拟定。
第三,在会议阶段,有条件的话,应该安排一部分其余活动,如举行股东聚餐会,组织股东参观企业或旅行。如此既可以紧密企业与股东的联系,也可以提升股东大会的到会率。比如,美国渥美可公司每年都要在股东大会上放映一部当年的最新影片;诺顿塞公司则在一年一度的股东代表大会上,向所有到会的股东赠送一袋当年公司生产的最新产品。
第四,在举办股东大会阶段,企业公共关系部门要注意把股东大会进度情形、讨论的内容及形成的各种巨大会议,及时地告诉企业的全体职工。由于股东大会讨论的内容及形成的巨大会议,既关系到企业将来的成长,也会影响到企业职工的切身利益。所以,使企业职工及时了解股东大会的情形,对于贯彻会议精神是十分重要的环节。比如,美国西方电报公司公共关系部门,在公司每年举办的股东年会上,都要借用公司本身的微波通讯和卫星电视技术,向分布在全国多地的50多个子公司和工厂,转播股东年会的实况。这无形中也使全公司的职工,都形成了股东大会的“参与者”。
总之,正如美国公共关系学家F·P·塞特尔所说:“股东年会象其余的沟通工具一样,要在股东中间活用,来促进股东对公司的好感和提高公司的正面形象。”
(3)企业同股东沟通的方法。
企业同股东沟一般用的方法有:
1激励股东直接参与本企业各种会议,提出相关改观技术与管理的建议。
2每年函寄红利支票,逢年过节邮寄各种产品并数据企业近况。
3招待股东参观企业实况,并与高级人士会晤或与职工聚餐。
4将企业的公共关系方案的详细内容告知股东,使其对企业的远景有深刻印象。