会计档案

会计档案保管期限

企业和其余组织会计档案保管期限

一.会计凭证类

1.原始凭证 15年

2.记账凭证 15年3.总览凭证 15年

二.会计账簿类

4.总账 15年（包含日记账）

5.明细账 15年

6.日记账 15年

（其中现金和银行存款日记账为25年）

7. 固定资产卡片 报废清理后保管5年

8.辅助账簿 15年

三.财务数据类

(包含各级主管部门总览财务会计数据）

9. 月、季度财务会计数据（包含所属单位 月、季度财务会计数据） 3年（包含文字分析）

10. 年度财务会计数据 永久（包含文字分析）

四.其余类

11.会计档案移交清册 15年

12.会计档案保管清册 永久

13.会计档案销毁清册 永久

14.银行余额调度表 5年

15.银行对账单 5年会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其余会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反应经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理困难做出了规定。会计档案的内容

会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其余会计核算资料等四个部分。

（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，清晰经济责任的书面证明。它包含自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证总览表、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三种）、记账凭证总览表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（2）会计账簿。会计账簿是由一定格式、相互联结的账页构成，以会计凭证为根据，全面、接连、系统地记录各类经济业务的簿籍。它包含按会计科目设置的总分类账、各种明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

（3）会计报表。会计报表是反应企业会计财务情况和运营成果的归纳性书面文件，首要有首要财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表，包含资产负债表、损益表、财务情形表明书等。

（4）其余会计核算资料。其余会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密有关的，由会计部门负责办理的相关报告资料。如：经济合同、财务报告统计资料、财务清查总览资料、核定资金定额的报告资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实施会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计报告、程序文件及其余会计核算资料均应视同会计档案一并管理。会计档案的装订和保管规定

（1）会计档案的整理立卷。会计年度终了后，对会计资料执行整理立卷。会计档案的整理一般采取“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

①分类标准统一。

一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其余。

②档案形成统一。

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

③管理要求统一。

建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其余零星资料按年度排序汇编装订成册。

（2）会计档案的装订。会计档案的装订首要包含会计凭证、会计账簿、会计报表及其余文字资料的装订。

①会计凭证的装订。

一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

A．会计凭证装订前的预案工作：

a．分类整理，按顺序排列，检查日数、编号能否齐全；

b．按凭证总览日期归集（如按上、中、下旬总览归集）确定装订成册的本数；

c．摘除凭证内的金属物（如订书针、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，并要避开装订线，以便翻阅维持数字完整；

d．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要从新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、薪资、奖金发放单能否随附齐全；

e．记账凭证上相关人士（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章能否齐全。

B．会计凭证装订时的要求：

a．用“三针引线法”装订，装订凭证应运用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实施三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽或许缩减所占部位，使记账凭证及其附件维持尽或许大的显露面，以便于事后查阅；

b．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

c．装订凭证厚度一般1．5厘米，方可保证装订稳固，美观慷慨。

会计凭证装订后的注意事项。

a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人士和装订人士签章；

b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

②会计账簿的装订。

各种会计账簿年度结账后，除跨年运用的账簿外，其余账簿应按时整理立卷。基本要求是：

A．账簿装订前，首先按账簿启用表的运用页数核对各个账户能否吻合，账页数能否齐全，序号排列能否接连；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

B．活页账簿装订要求：

a．保留已运用过的账页，将账页数填写齐全，移除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

b．多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

c．在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人士和装订人（经办人）签章。

C．账簿装订后的其余要求：

a．会计账簿应稳固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

b．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖相关印章。

c．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。

d．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各种明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

③会计报表的装订。

会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对能否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制表明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。

（3）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”依据上述规定，会计档案的保管要求首要有：

①会计档案的移交手续。财务会计部门在将令计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序执行：

A．开列清册，填写交接清单；

B．在账簿运用日期栏填写移交日期；

C．交接人士按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

②会计档案的保管要求。

A．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

B．采取透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；

C．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常维持清洁卫生，以防虫蛀；

D．会计档案室维持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；

E．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

F．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

③会计档案的借阅。

A．会计档案为本单位供应利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人士准许。

B．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人士或单位领导人准许后，方可办理借阅手续；单位内部人士借阅会计档案时，应经会计主管人士或单位领导人准许后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情形登记清楚。

C．借阅会计档案人士不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情形，须经领导准许后方能携带外出或复制原件）。

D．借出的会计档案，会计档案管理人士要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反应会计核算的，对工作归纳、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月5号，保管期限按1997年元月1日开始计算。

为了全面反应会计档案情形，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。会计档案的销毁规定

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

（2）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导准许后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位准许后销毁。

（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设阶段的会计档案，不得销毁。

（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销；各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参与监销；财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员才加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同期将监销情形写出书面数据一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。