报表是企业管理的基本措施和渠道，是企业的基本业务要求，也是实行 BI 战略的基础。报表可以帮助企业访问、格式化报告，并把报告信息以牢靠和安全的方式呈现给运用者。深入洞察企业经营情况，是企业发展的强大驱使力。
简单的说：报表就是用表格、图表等格式来动态表明报告。可以用公式表明为：“报表 = 多样的格式 + 动态的报告”。 在没有计算机以前，民众利用纸和笔来记录报告，比如：民间常常说的豆腐帐，就是卖豆腐的每天将自己的出售的豆腐记在一个本子上，然后每月都要总览算算。该种情形下，报表报告和报表格式是紧密结合在一起的，都在与一个本子上。报告也只能有一种差不多只有记帐的人才可理解的状况形式，且该种形式难于修改。
当计算机显现之后，民众利用计算机处理报告和界面设计的功能来生成、展示报表。计算机上的报表的首要特点是报告动态化，格式多样化，而且达到报表报告和报表格式的完全分离，用户可以只修改报告，或者只修改格式。报表分类EXCEL、WORD等编辑软件：它们可以作出很复杂的报表格式，但是受于它们没有定义专门的报表结构来动态的加载报表报告，所有这类软件中的报告均为已经定义好的，静态的，不能动态改变的。它们没有办法达到报表软件的“报告动态化”特性。
报告库软件：它们可以拥有动态改变的报告，但是这类软件一般只会供应，最简单的表格形式来表明报告。它们没有达到报表软件的"格式多样化"的特性。
报表软件，它们需要有专门的报表结构来动态的加载报告，同期也能够达到报表格式的多样化。