项目信息

什么是项目信息

项目信息是指数据、报告、计划、安排、技术文件、会议等与项目实行有联系的各种信息。项目信息在项目实行过程中有非常重要的作用，收集的项目信息能否精准，项目信息是否及时传递给项目利害关系者，将决定项目的成败。所以，要对项目信息执行系统科学的管理。项目信息在项目组织内部和该组织与外部环境之间持续的流动，进而组成了 “信息流”。

项目信息的形式

在事实工作中，信息的形式是多种多样的，归纳起来有四种：一是个别谈话，其中包含给工作人士分析任务、检验工作、向个人提出建议和帮助等；二为书面材料，其中包含信件及其复印件、谈话记录、工作条例、进度情形数据等；三为集体口头形式，其中包含会议、工作人士集体讨论、培训班等；四为技术形式，其中包含录音、电话、广播等。

项目信息的来源

信息来源种类如下：

(1) 记录。记录分内部和外部两种。内部记录多为书面材料形式，如输出或输入的事例、存储记录、施工日志、技术归纳、回忆录及信件等。这些记录可从档案或工作记录本中获得。外部记录是指从外部的各种途径获得的资料。如相关期刊、统计年鉴、公开发表的统计数据、报纸、言行等。

(2)抽样调查。

如要获得尽或许精准的资料，就要全面地客观地执行调查。但是资料积攒得过多，处理全部资料又受时间和资金的制约，此时常用的有机械抽样、随机抽样、分层分组抽样和整群抽样等。

(3)文件数据。

这是指从组织内外的相关文件、数据中获得信息。如技术操作规程、竣工验收数据、工程情形进度数据、可行性研究数据、设计任务书等。

(4)业务会议。

这是通过召开各种会议，用座谈讨论的形式获取信息。如此，可以在总的设想的基础上更深一步扩大信息的来源并对信息执行综合评价和修正。

(5)直接观测。

此为管理者直接到现场观察或测量事实情形来收集所需要的资料。在观测过程中，还可以收集部分样品，通过统计分析来得到信息。

(6)个人交谈。

这是通过个人之间交换意见的形式来得到信息。由于，在各种人士参与的会议上，面对面的讲话往往会造成心理阻力，官员很难畅所欲言，不同的看法很或许承受抑制，所以，统一的意见中或许潜伏着假象。个人交谈容易清除顾虑，利于充分发表个人的看法和意见。受于此种信息是面对面得到的，故其牢靠程度的大小将取决于个人间的信赖程度。

项目信息的种类

按不同流向，项目信息可分为下方几种：

（1）自上而下的项目信息

自上而下的项目信息是指从项目经理流向中低层管理者乃至班组员工的信息；或在分级管理时，每一个中间层次的机构向其下级逐级流动的信息，即信息源在上，信息接受者是其下属。这些信息包含管理目标、命令、工作条例、办法、规定和业务指导意见等。

（2）自下而上的项目信息

自下而上的项目信息是指由下级往上级（一般是逐级往上）传递的信息，这些项目信息的信息源在下，而信息接受者在上。这些信息包含项目管理中相关目标的进程、成本、质量、安全、消耗、效率情形，工作人士的工作情形，和一部分值得引起上级注意的情形、意见以及上级因决策需要下级供应的资料等。

（3）横向流动的项目信息

横向流动的项目信息是指项目管理班子中同一层的工作部门或工作人士之间相互交流的信息。该种信息一般是受于分工不同而各自造成的，但为了共同的目标和相互协作又需要互通有无。项目经理的首要职能之一就是采取有效措施防止横向信息流通的阻碍，发挥其应有的作用，尤其在直线制组织结构中更要注意这一点。

（4）以顾问室或经理办公场所等综合部门为集散中心的项目信息顾问室或经理办公场所等综合部门为项目经理决策供应辅助资料，同期又是相关项目利害关系者信息的供应者。他们既是总览、分析、传播信息的部门，又是帮助工作部门执行规划、检验任务，对专业技术与困难执行咨询的部门。

（5）项目管理班子与环境之间执行流动的项目信息项目管理班子与自己的领导、建设单位、设计单位、提供单位、建设银行、咨询单位、质量监督单位、国家相关管理部门，都需要执行信息交流。一面是为了满足本身管理的需要，另一面又要满足与项目外部环境协作的要求，或按国家相关规定相互供应信息。所以，项目经理对该种信息应予以充分的重视，由于它们涉及项目单位信誉、项目竞争、守法和经济效益等多方面的原则困难。

从项目信息的来源看，项目信息又可分为下面两种：

(1)外源信息

即造成于项目管理班子之外的信息，可分为指令性或指导性信息、市场信息和技术信息。

(2)作业信息

即造成于项目管理与施工中的信息。包含基层信息、管理信息和决策信息。基层信息是项目基层工作人士所需要的及由他们造成的信息，这类信息多是一部分原始记录或报表；管理信息是中层管理人士用于计划和控制的信息，这类信息需要对原始报告执行整理和总览；决策信息是高层制定人所需要并造成的信息，如决策、计划、指令等。