在线供应商关系管理

在线提供商关系管理简述

如今显现了很多基于Internet的处理方案，这些处理方案都隐藏着业务流程改进的可能以及成本缩减的方法。在需要大批开销的经济体系中，公司的决策策划者务必能够从这些Internet处理方案中确定哪些能够导致真正的可衡量的ROI。

制造型和分销型的公司都非常依靠产品运输以及履行客户允诺的能力。即使提供链是这类企业的生命线，但大部分采购部门在实施提供链流程优化的过程中依旧存在着严重的困难。

在采购方从提供商处直接采购原料来保持充足的库存水平时，多部分困难都显现在采购过程中。这些困难造成原因是：采购方运用手工流程管理同提供商的关系。

在线提供商关系管理(online SRM)可以将这些手工流程自动化处理。这里介绍的就是一部分基于Internet的SRM的方法，以及应用该种在线技术后所得到的可以衡量的6个收益。

一、提供商关系管理

SRM可以定义为采购方和提供商之间发生的所有交互作用和业务流程。为了讨论的需要，被采购的商品均为指可以用在新产品开发、生产以及OEM/ 分销等制造环境中的一部分直接原料。SRM活动的例子包含基本的交易，协作以及异常管理，历史记录数据，分析以及多点集成等。这些活动可以通过下面的“倒三角”来执行表明。

提供报告：分析的着重

每一个制造型的公司都有自己的提供链。采购方和提供商之间需要发生交易，采购方持续向提供商采购直接原料。伴随时间的进度，这些手工操作，费时费力的交易成了日常活动的一部分。但如此的情况能够最小化提供成本吗？在没有工具可以用来帮助分析提供报告时，这个困难还真难以易回答。

采购方关心交易的细节，很少有时间来分析整体情况。采购的是什么原料？采购的批量是多少？从哪个提供商处采购的？提供商的成本如何比较？交付期能否满足要求？货运的频率如何？公司是否得到最佳的合同条款？这些重要的信息都无从得到。

但正是这些信息可以帮助采购方和产品经理确定影响财务收入的战略。有了这些提供报告，他们就能够对合同条款执行更好的商量，对库存执行更有效的管理——进而在整个企业中减弱成本。

二、在线提供商关系管理

在线提供商关系管理(online SRM)就是将采购方和提供商之间的沟通和协同流程化，将基于纸质的业务流程转移到网络上，以电子形式执行信息的存储和沟通。供应在线SRM服务的网站是在线SRM的首要媒介。这些在线SRM网站一般存在于采购方和提供商公司防火墙之外，各方可以通过网页浏览器执行访问。在线SRM网站同采购方和提供商的后台系统(ERP，财务系统，采购系统等)执行集成，如此可以清除报告的双重输入。

应用在线SRM之后，采购方和提供商之间可以通过网页浏览器执行在线沟通。在线SRM网站对所有通过的信息执行存储、连接和索引。它还能够监控异常状态下的信息，并及时向受影响的各方供应数据。伴随网站存储的报告迅速的增长，站点的分析和数据工具可以帮助用户监控发展的趋势，并更好地理解相互的交互作用。

一个在线SRM系统能够供应重要的提供报告。下面的“倒三角”图形是表明这一点的最好方法。(图1)

图1 SRM的5个层次

1、交易自动化

这是SRM的最低层次，也是最具有策略性的活动。这里的着重在交易上，比如询价单(RFQs)，采购定单(POs)，预收货通知单(ASNs)以及发票。采购方负责创建这些文档，将这些文档交给适当的团体，并证实他们已经收到这些文档。

2、在线协作

第二个层次是在线协作。在某项交易发生(比如PO，RFQ，ASN)以前或之后，采购方和提供商一般需要更深层次的对话，包含询问和谈判，协作性困难的处理，变更通知和管理以及状态更新。

3、异常管理

第三个层次是异常管理。采购方负责保证正在执行的或公开的提供交易已经按计划完成。报价请求，采购订单以及交付证实都落后于计划日期的话，整个生产计划全会缓期。

企业务必对异常情形执行检验并尽早给予处理，但假使采购方需要对每一项交易都执行仔细检查，保证正常运转的话，也要花费很多的时间。

4、报告挖掘和数据

下一个层次是报告挖掘和数据。为了分析提供报告，采购方需要能够从报告库中挖掘有价值的报告，创建历史交易记录、提供商能力以及支出分析数据，只有这类报告才有利于最后的分析。

5、分析

最高层次是对SRM的有关活动执行分析。在这一层次，采购方和提供商应用决策支持工具对低层次收集到的报告执行分析，依据以往的经验为将来做出选择。

在线SRM系统运用倒三角中的各个部分来降低交易细节中花费的总体时间，并可以让用户许多地关注战略性活动。下一节中将更为详细地解释这一点，并给出应用在线SRM系统所能够得到的6个收益。

三、在线SRM系统导致的6个业务方面的改进

参考“倒三角”的各个活动，我们来解释一下在线SRM系统如何缩减花费在交易细节中的时间，以及如何能够让运用人士许多的关注战略活动。

1、更快速更精确的文档传输造成于：交易自动化

对于传统的采购流程来看，其与生俱来的困难就在于手工操作。为了处理同提供商之间的业务，采购方务必打印出所有的文档，比如预期数据，RFQs，报价答复以及PQs等，然后再将这些文档通过传真或邮寄传输给提供商，如此既费时又费钱。

而在线SRM将这些流程执行自动化。采购方和提供商的文档都以电子格式存在，如此可以通过网络快速有效地执行传输。所有的文档都存放在用户的防火墙之外，如此没有安全性困难。而且通过在线SRM发生的交易很容易同企业的后台系统执行集成，保证信息在整个组织中的统一性和精准性。

2、采购方-提供商的沟通更有效、更牢靠造成于：在线合作

很少有采购文档寄出之后就终结的。许多情形下，采购方和提供商之间务必执行许多的沟通，以保证双方对文档有关的条款和期望促成统一。比如，提供商或许需要调整原料的数量、价格或交付的日期。当该种协调通过纸张或电话方式执行时，常常会遗漏一部分重要的细节。

应用在线SRM系统之后，这些细节很容易维持。所有的交易和沟通都在基于Internet的系统上执行，历史信息存储在与一个地方，采购方和提供商双方都很容易访问。用户可以通过简单的电子查询来核对每次交易的细节——这一过程只需要几秒钟的时间。

3、核查细节时花费的时间更少 造成于：SCEM(提供链事件管理)

以往对异常事件的手工监控很麻烦，它需要用户经常创建交易及有关条件的列表，并需要经常执行核对。当列表不完整或过期时，或者参与者忘记核对时，都或许会造成错误。

而在线SRM系统能够对报告执行分类，而且只向采购方供应他们务必立刻查看的信息。用户可以选择让系统对重要事件执行警报或警示，这些警报可以在系统中表明，也可以通过电子邮件警示，还可以电话警示。另外，系统还能供应实时的文档状态更新，并对更改过的章节做上标志，如此用户就很容易注意到这些章节了。

4、改观合作条款以及提供商表现造成于：数据和分析工具

在在线SRM系统中，与数据和分析有关的收益可以分为两个方面。一个是时间的再分配：采购方以往运用非电子形式传输文档，与提供商协作以及监控异常事件，但当下这些事情只要二分之一的时间就能完成，如此他们就可以把许多的时间放在更为重要的活动上了。

其他是，当下的数据和分析功能都在系统上供应。运用系统上发生的交易所收集的报告，采购方可以迅速也很容易生成数据。这些数据供应可有价值的提供报告，包含采购方式(采购多少，从何处采购)以及提供商的状况(合同履行情形，交付时间以及价格)。

有些在线SRM系统还能够对报告执行分析，并依据发现的结果供应建议。运用这些建议，采购方能够就如何得到最佳的合作条款或者如何保证库存水平最优化等方面策划战略决策。

5、优化合同条款和库存管理 造成于：多点协作

对于那些同期经营多个工厂的公司，尤其是那些通过合并或兼并壮大的公司来看，将各个系统的报告集成到一起很难。所以，每个工厂都看好于自己管理自己的库存，自己向提供商下发订单。

将各个工厂的采购和库存执行集中管理可以导致重大的收益，有些在线SRM系统就供应如此的功能。这些在线SRM系统充当中央“翻译”设备，将各个地方的采购报告合并成便于分析的语言。如此一来，中央产品经理就可以查看各个工厂的采购信息，共享库存，进而保持最有的库存水平，同期还可以集中收集报价信息，将提供商执行整合——如此又可以得到更好的合同条款。

6、提供商分担库存的管理费用 造成于：VMI(提供商管理库存)

提供商管理库存已经形成一种能够明显改观提供链的有效方法。运用VMI，提供商可以得到采购方的库存、计划以及订单历史报告，并依据双方促成的标准和补充规则负责补充采购方的库存。

有些在线SRM系统给予了如此的功能——进而可以导致很大的收益，由于大部分情形下，将VMI同ERP应用软件执行集成既耗时又耗成本。而将 VMI同在线SRM执行集成，相对来看要简单一部分；它导致通过企业系统已有的输入/输入功能同VMI执行报告交换。通过在线SRM系统的主机运用VMI，用户可以通过浏览器在公司的防火墙之外执行预期统计，填写POs，发送订单和运输通知。通过网页浏览器工作还可以降低安全性困难，由于不需要提供商进入网络得到VMI信息。

归纳

对于制造型企业来看，拥有一个有效的提供链是走向成功所必需的一部分。运用基于网络的工具，企业能够将提供链中的采购职能从成本中心转变为强有力的业务单位。通过降低手工流程，供应有价值的分析，帮助策划战略决策，有效的在线SRM处理方案是得到这些结果的最有效的方法之一。