董事会会议是指董事会在职责规模内研究决策公司巨大事项和紧急事项而召开的会议,由董事长主持召开,依据议题可请相关部门及有关人士列席。不包含部分董事聚会商议有关工作或董事会仅以传阅方式形成书面会议的情形。
董事会会议是董事会议事的首要形式。董事按规定参与董事会会议是履行董事职责的基本方式。
董事会会议的种类
与股东会会议的分类相相似,董事会会议也可以分为定期会议和临时会议或普通会议和特别会议两种。董事会定期会议是指由法律和公司章程确定的每年度定期召开的董事会会议。至于每一年度召开几次,由公司章程在法律确定的限度内自定。我国《公司法》规定,股份有限公司董事会每年度起码召开两次会议;有限责任公司董事会会议的次数,《公司法》未作具体制约,由公司章程确定。董事会临时会议是指在两次定期会议之间于必要时召开的、不定期的董事会会议。我国《公司法》规定,1/3以上的董事提议可以召开董事会临时会议。
对于上市公司,董事会每年起码召开两次定期会议或例会,由于公司务必公布中期数据和年度数据。美国上市公司董事会每年平均召开7次以上会议,董事会下设的各专门委员会召开会议的次数许多。而我国上市公司董事会每年平均召开4次以上会议,今后召开会议的次数还应该增多。2003年3月,中国证监会已经规定上市公司要披露季度数据。
董事会会议的召集
为保证董事会会议的效率,很多国家公司法规定董事会会议的召集人和程序。我国《公司法》规定,董事会会议由董事长负责召集并主持;董事长因故不能履行职责时,由董事长指定的副董事长或其余董事代行职权;董事长无故不履行职责,亦未指定具体人士代其行使职责的,可由副董事长或者1/2以上的董事共同推举一位董事负责召集会议。
召开董事会会议,应该履行适当的召集程序,向董事提早发出会议通知。对于会议的召集期限和程序,各国公司法一般不做制约性规定。我国《公司法》规定,有限责任公司召开董事会会议,应该于会议召开10日以前通知全体董事;股份有限公司董事会每次定期会议应该于会议召开10日以前通知全体董事,董事会召开临时会议,可以另定召集董事会的通知方式和召集时限。董事会会议通知包含下方内容:会议日期和地点;会议期限;事由及议题;发出通知的日期。
董事会会议的法定人数
董事会会议务必有法定最低人数的董事出席方可举办,并形成有效的董事会会议。为保证董事会会议的民主决策,法定人数应该胜过董事会成员的二分之一。我国《公司法》清晰规定了股份有限公司董事会会议的法定人数,应由1/2以上的董事出席方可举办。对于有限责任公司,《公司法》没有清晰限定董事会会议的法定人数,应由公司章程确定。
另外,我国《公司法》规定,公司经理、监事有权列席董事会会议。董事会或经理就涉及职工切身权益的困难作出决定,应该事先听取工会和职工的意见,并邀请工会代表或职工代表列席会议。
董事会会议的议事规则
与股东会的表决规则不同,董事会会议的议事规则坚持的是按董事人数确定表决的票数,每一董事享有一票表决权,董事会作出会议,务必经全体董事的过二分之一通过。从表面看,这相似于人人平等的政治民主,并非是资本民主,但事实上,支撑在每一董事的后面的依旧资本的力量。
董事会会议应严格依照规定的程序执行。董事会应按规定的时间事先通知所有董事,并供应充足的资料,包含会议议题的有关背景材料和有利于董事理解公司业务进度的信息和报告。当2位或2位以上独立董事觉得资料不充分或论证不清晰时,可联名以书面形式向董事会提出缓期召开董事会会议或缓期审议该事项,董事会应给予接纳。
董事会应该对所议事项的决定做成会议记录,由出席会议的董事在会议记录上签名存档,并对董事会的会议承受责任。我国《公司法》规定,经证明在董事会表决时曾显示异议并记载于董事会会议记录的董事,可以免除其对该董事会会议的责任。所以,董事会会议记录是证明董事能否参与董事会议并对该会议承受责任的重要证据,也是公司经理组织实行董事会会议的根据,具有重要的作用。
受于公司的巨大业务,除了法定和公司章程规定属于股东会会议的事项外,其余一般由董事会会议决定,所以董事会会议的内容和法律效力对公司具有巨大意义。
在董事会闭会阶段,董事会可授权董事长行使董事会部分职权的,公司应在公司章程中清晰规定授权原则和授权内容,授权内容应该清晰、具体。凡涉及公司巨大利益的事项,应由董事会集体决策。