会计档案管理办法

《会计档案管理办法》文件

【公布单位】财政部 国家档案局【公布文号】（98）财会字第32号【公布日期】1998-08-21 【生效日期】1999-01-01

第一条为了增强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，依据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，策划本办法。

第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应该建账的个体工商户和其余组织（下方简称各单位），应该依照本办法管理会计档案。

第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条各单位务必增强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务数据等会计核算专业材料，是记录和反应单位经济业务的重要史料和证据。具体包含：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，总览凭证，其余会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其余会计账簿。

（三）财务数据类：月度、季度、年度财务数据，包含会计报表、附表、附注及文字表明，其余财务数据。

（四）其余类：银行存款余额调节表，银行对账单，其余应该保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条各单位每年形成的会计档案，应该由会计机构依照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应该由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应该在会计机构内部指定专人保管。出纳人士不得兼管会计档案。

移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应该维持原卷册的封装。个别需要拆封从新整理的，档案机构应该会同会计机构和经办人士共同拆封整理，以分清责任。

第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位主管准许，可以供应查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人士，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应该建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为３年、５年、１０年、１５年、２５年５类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各种会计档案的保管原则上应该依照本办法附表所列期限实施。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不吻合的，可以比照相似档案的保管期限办理。

第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以依照下方程序销毁：

（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位主管在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应该由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应该由同级财政部门、审计部门派员参与监销。财政部门销毁会计档案时，应该由同级审计部门派员参与监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应该依照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应该在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情形数据本单位主管。

第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其余未了事项的原始凭证，不得销毁，应该单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应该在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设阶段的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十二条采取电子计算机执行会计核算的单位，应该保存打印出的纸质会计档案。

具备采取磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十三条单位因撤消、解散、破产或者其余原因此终止的，在终止和办理注销登记手续以前形成的会计档案，应该由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交相关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应该由分立后的存续方统一保管，其余方可查阅、复制与其业务有关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应该经各方商量后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应该单独抽出由业务有关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其余单位办理所涉及的会计档案，应该由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务有关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应该单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其余方解散的，原各单位的会计档案应该由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十六条建设单位在项目建设阶段形成的会计档案，应该在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应该办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位，应该编制会计档案移交清册，列明应该移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应该依照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位主管负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应该在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第十八条我国国内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和国内单位在国外设立的企业（简称国外单位）的会计档案，应该依照本办法和国家相关规定执行管理。

第十九条预算、计划、制度等文件材料，应该实施文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十条各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以依据本办法的规定，结合本地区、本部门的具体情形，策划实行办法，报财政部和国家档案局备案。

第二十一条本办法由财政部负责解释，自１９９９年１月１日起实施。１９８４年６月１日财政部、国家档案局公布的《会计档案管理办法》自本办法实施之日起废止。附一：企业和其余组织会计档案保管期限表

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┃序号│档案名称│保管期限│备注┃

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┃一│会计凭证类││┃

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┃１│原始凭证│１５年│┃

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┃２│记账凭证│１５年│┃

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┃３│总览凭证│１５年│┃

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┃二│会计账簿类││┃

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┃４│总账│１５年│包含日记总账。┃

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┃５│明细账│１５年│┃

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┃６│日记账│１５年│现金和银行存款日记账保管２５年。┃

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┃７│固定资产卡片││固定资产报废清理后保管５年。┃

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┃８│辅助账簿│１５年│┃

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┃三│财务数据类││包含各级主管部门总览财务数据。┃

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┃９│月、季度财务数据│ ３年│包含文字分析┃

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┃１０│年度财务数据（决算）│ 永久│包含文字分析┃

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┃四│其余类││┃

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┃１１│会计移交清册│１５年│┃

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┃１２│会计档案保管清册│ 永久│┃

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┃１３│会计档案销毁清册│ 永久│┃

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┃１４│银行余额调节表│５年│┃

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┃１５│银行对账单│５年│┃

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附二：

财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

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┃││保管期限│┃

┃│├───┬────┬───┤备注┃

┃序号│档案名称│财政│行政单位│税收│┃

┃││总预算│事业单位│会计│┃

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┃一│会计凭证类││││┃

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┃１│国家金库编送的各种报│１０年││１０年│┃

┃│表及缴库退库凭证││││┃

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┃２│各收入机关编送的报表│１０年│││┃

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┃３│行政单位和事业单位的││１５年││包含：原始凭证、记账┃

┃│各种会计凭证││││凭证和传票总览表。┃

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┃４│各种完税凭证和缴、退│││１５年│缴款书存根联在销号后┃

┃│库凭证││││保管２年。┃

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┃５│财政总预算拨款凭证及│１５年│││包含：拨款凭证和其余┃

┃│其余会计凭证││││会计凭证。┃

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┃６│农牧业税结算凭证│││１５年│┃

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┃二│会计账簿类││││┃

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┃７│日记账││１５年│１５年│┃

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┃８│总账│１５年│１５年│１５年│┃

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┃９│税收日记账（总账）和││２５年││┃

┃│税收票证分类出纳账││││┃

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┃１０│明细分类、分户账或登│１５年│１５年│１５年│┃

┃│记簿││││┃

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┃１１│现金出纳账、银行存款││２５年│２５年│┃

┃│账││││┃

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┃１２│行政单位和事业单位固││││行政单位和事业单位┃

┃│定资产明细账（卡片）││││固定资产报废清理后┃

┃│││││保管５年。┃

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┃三│财务数据类││││┃

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┃１３│财政总预算│永久│││┃

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┃１４│行政单位和事业单位│１０年│永久││┃

┃│决算││││┃

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┃１５│税收年报（决算）│１０年││永久│┃

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┃１６│国家金库年报（决算）│１０年│││┃

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┃１７│基本建设拨、贷款年报│１０年│││┃

┃│（决算）││││┃

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┃１８│财政总预算会计旬报│３年│││所属单位报送的保管┃

┃│││││２年。┃

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┃１９│财政总预算会计月、│５年│││所属单位报送的保管┃

┃│季度报表││││２年。┃

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┃２０│行政单位和事业单位││５年││所属单位报送的保管┃

┃│会计月、季度报表││││２年。┃

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┃２１│税收会计报表（包含│││１０年│电报保管１年，所属┃

┃│票证报表）││││税务机关报送的保管┃

┃│││││３年。┃

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┃四│其余类││││┃

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┃２２│会计移交清册│１５年│１５年│１５年│┃

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┃２３│会计档案保管清册│永久│永久│永久│┃

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┃２４│会计档案销毁清册│永久│永久│永久│┃

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注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规

定办理。