事务工程分析

事务工程分析简述

在工作的场所中，除了对原材料执行加工，使其发生物理或化学性质的更改外，报告记录、信息传递、事故处理、工作安排、材料收发等事务性的工作也必不可少。而且，伴随自动化、机械化程度的提升，事务性工作所占的比重也越来越大。对贸易或服务类行业来说，这方面的情形尤其显著。

事务性的工作往往涉及多人、多部门的配合，一般以文件、表单的传递来作为配合的信号或根据。很多公司在作业性改观方面花费了大批的精力，却没有注意到身边很多事务性工作的不合理给公司导致极大的浪费和损失。所以，以文件和表单的流动为中心展开调查，从而实行改观的事务工程分析也就形成一种必要了。

事务工程分析与制品工程分析

事务工程分析的记号与制品工程分析大差不差相同，此外增长了一部分事务工程分析的独特的记号，详细如下表所示:

事务工程分析的目的

事务性的工作尽管不起眼，并没有将对制品的性质造成直接的影响，但其重要性却不可忽略。有时，一个信息传递的错误，比如材料清单写错或者生产计划下达错误，或许给公司导致巨大损失乃至灭顶之灾。从信息传递的角度来说应具备精准、及时、充分、便于处理的特点。事务工程分析的目的在于：

1.使事务作业标准化。把事务执行的流程图、传递的表单、作业的步骤等——给予规范，可起到易于入门和防范错误的作用。这方面，可以参考本公司所出版的有关制度范本。

2.信息传递的迅速化、精准化。充分利用科技手段对信息传递执行改观，尽或许不假人手完成信息传递。

3.移除多余的表单文件，降低无效的事务工作。

要高达以上目的，就得对事务工作执行下方检讨：

能否有不必要的表单、文件？在必要的时机、必要的地方能得到充分的信息吗？能否花费很多时间在填写表单、文件呢？是否降低表单、文件的数量？表单、文件的格式是否更单纯，更易于理解？传送的方法能否有困难？

进而找出事务工作实施中存在的困难点，实行改观，使其更为合理。

事务工程分析的具体做法

事务工程分析的具体做法与前面所介绍过的几种工程分析相似，下方同样以具体事例的展开来看明事务工程分析的具体做法。

事例背景：某公司的外加工品在入库接收时，涉及的部门包含仓库、采购、品检、财务等，具体操作耗费的时间很长，中途的转账办理也相当麻烦，当下尝试通过事务工程分析的方法来得到改观。

1．展开预备调查

当困难点已大差不差确定，调查对象也清晰时，应先展开预备调查。事务工程分析所涉及的项目与其余工程分析差异较大，具体可参考下方项目：

表单或文件的种类内容、频度、张数。相关联的部署、相关联的人。表单、文件的流动与所需的时间。表单、文件的填写方法、填写机会。表单与事务运行的关系。

对于本事例来说，通过预备调查了解到，外加工品的入库接收一般按下方程序操作：

外加工厂把货品连同交货单、收领单交付给仓库管理人士。仓库管理人士在检查完货品数量后，在收领单上盖收领章，返还给外加工厂。接着，把交货单送到采购部，货品送到品检部。采购部依据交货单开出请检单，由仓库人士送到品检部。收到请检单后，品检人士开始检查货品。货品检查完以后，将货品连同请检单送到仓库，请检单的一联送到财务部。仓库把货品入库整理，再根据请检单在材料账簿上记下账目，保留一份请检单，将另一联送采购部保管。财务部依请检单记录财务账。

2．绘制事务工程分析表

根据预备调查所了解的情形，运用表10.1 所示的工程记号，绘制事务工程分析表。绘制事务工程分析表时，应尽量使担当人士、表单的名称、表单和作业或现或流动的关系、表单之间的关系清晰化。

3．拟订改观方案

针对以上分析，我们可以展开下方检讨：

各种表单真的必要吗？张数、内容能否有困难？表单的填写能否费时费力？过账、核对作业能否太多？表单的流动顺遂吗？能否有停滞的现象？传送方法有没有可以改观的地方？机会和现场作业配合得上吗？

对本事例来看，通过检讨可以发现下方困难：

品检人士在接到货品之后还要等候请检单方可实施检查，产生时间浪费。由采购部依据交货单转开请检单，不仅耗时，而且易造成错误。

至于改观的方法，大家统一觉得，应当把交货单和请检单执行合并，变为一式四联的入库检验单，各公司的交货单一律废止，统一运用本公司印刷的入库检验单。如此，可以降低很多中间环节的重复操作。采购部不必依据交货单填写请检单，财务部也不必核对请检单和交货单能否一一对应。

4．改观方案的实行与评估

事务作业的改观往往会涉及多部门或多人士的配合，所以改观的内容应多方探讨，考虑各方面的意见。必要的时机还要实行教育训练或召开表明会，做到众所周知。改观方案付诸实行之后，应查看事务工作能否依照改观案的程序运行，以及改观的目的能否高达。比如：表单的数量能否如预想的降低，处理时间能否有所缩短，事务量能否相应降低。

诚然，也应当检查改观方案能否也相应地导致一部分副作用。比如给流程中的某些人士导致工作的不便，或者使事务的周密受损。

5．改观内容标准化

事务工程分析的标准化与其余工程分析有所不同，由于事务工程的更改有牵一发而动的全身的特点，往往不会抱着“改改看”的立场执行更改，然后再逐渐执行标准化。一般改观方案在形成过程中已经历多方探讨，实行时为求统一步调，相应的标准化资料也已完成，事后的标准化仅仅是将暂行版改为正式版而已。

如今，办公自动化使传统的事务处理流程面对很多考验，如何执行变革事务处理流程，是很多公司应直面的重要课题。