时间管理

什么是时间管理

时间管理是有效地运用时间，减弱变动性。

一、无法管理外在的要求？应接不暇

主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。

担任主管的责任之一就是集合多人的付出，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的工作空挡，当有人临时找你需要讨论事情时，告诉他，你这会儿忙着呢，不急的话儿，在你的空挡时间再来详谈。

时间管理发展得迅速，第一代是建立备忘录；第二代就需要事先的计划和准备；第三代会依据你对任务的理解排列优先顺序。到了第四代，就是分工合作的授权管理。

二、做事没有方法？阅历

我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但实际上，这并没有是最有效率的方法。

完成一件事情，可以有很多方法，核心在于你是否找出最迅速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？

三、周围干扰原因？自控

周围大量干扰原因，是时间流逝的致命杀手，嘈杂声、杂志、零食、报纸、美容品、温度、安全感、方向感、氛围、性欲、阻力、烟瘾、联想、健康情况，均为诸多的影响要素。

时间管理方法

（一）、计划管理

有关计划，有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的着重是待办单、日计划、周计划、月计划。

待办单：将你每日要解决的一部分工作事先列出一份清单，排出优先次序，证实完成时间，以突出工作着重。要避免遗忘就要避免半途而废，尽或许做到，今日事今日毕，干一起了一起。

待办单首要包含的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

待办单的运用注意：每天在固定时间策划待办单（一上班就做）、只策划一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情形留出时间、最核心的一项，每天坚持。

每年年底做出下一年度工作规划； 每季季末做出下季末工作规划；每月月底做出下月工作计划；每周周末做出下周工作计划

（二）、时间“四象限”法

著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作依照重要和紧急两个不同的程度执行了划分，差不多可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、马上到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的可能、人士培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。时间管理理论的一个重要观念是应有着重地把首要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，如此可以做到未雨绸缪，防患于未然。在民众的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，伴随时间的推动，产生工作质量的下滑。所以，应把首要的精力有着重地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力首要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占领，进而有效地开展工作。

（三）、有效的时间管理

美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)觉得，有效的时间管理首要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方； 管理自己的时间，设法降低非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，形成接连性的时间段。

（四）、时间abc分类法

将自己工作按轻重缓急分为：a（紧急、重要）、b（次要）、c（一般）三类；安排各类工作优先顺序，粗略预期各类工作时间和占用百分比；在工作中记载事实耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；从新调整自己的时间安排，更有效地工作。

（五）、考虑未知性

在时间管理的过程中，仍需应付意想不到的未知性事件，由于计划没有改变快，需为无意中事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是付出使自己在不留余地，又饱受干扰的情形下，完成预计的工作。这并不是不或许，实际上，工作快的人一般比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。致使自己在规定时期内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确快速完成它们的必要步骤。

顾虑到未知性，在不忙的时机，把一般的必然要解决的工作先赶紧处理。

在工作中要很好地完成工作就务必善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是这样宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。

13种时间管理方法

1、有计划地运用时间。有的事情需要较长时间，有些事情可以顺带执行。

2、目标清晰。目标要具体、具有可达到性。

3、将要解决的事情依据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的付出。而20%的事情是值得做的，应该享有优先权。所以要善于区分这20%的有价值的事情，然后依据价值大小，分配时间。

4、将一天从早到晚要解决的事情执行罗列。

5、每件事都有具体的时间终结点。控制好通电话的时间与聊天的时间。

6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是何时？将优先办的事情放在最佳时间里。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短时间性的，重要事往往是长期性的。务必学会如何让重要的事情变得很紧急，是高效的开始。

9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

10、不要想形成完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。

11、 巧妙地拖延。假使一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最首要的部分最多花费15分钟时间去做。

12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应该说"不"。

13、时间的管理最重要的在于能够集中自己的大的整块时间执行某些困难的处理。

时间管理之重要事情

如何区别重要与不重要的事情

1、会影响群体利益的事情为重要的事情；

2、上级关注的事情为重要的事情；

3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。

4、对组织和个人来说价值巨大的事情为重要事情。（巨大包含金额和性质两方面。）

该时间管理方法常常被以如下图式表明：

1、对重要和紧急的事情诚然是立刻就做

2、而对不重要不紧急的事情不做

3、平时多做重要但不紧急的事情，（由于这是第二象限，常常被称为第二象限工作法）

4、对紧急但不重要的事情选择做。

最新的时间管理概念--GTD

GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《即使去做：无压工作的艺术》。

GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：

收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中说为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的事实的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的核心在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。

整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地执行整理，清空inbox。将这些stuff按能否可以付诸行动执行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以更深一步分为参考资料、日后或许需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑能否可在两分钟内完成，假使可以则立刻行动完成它，假使不行对下一步行动执行组织 。

组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织首要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织首要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等候清单和将来/某天清单。

等候清单首要是记录那些委派他人去做的工作，将来/某天清单则是记录推迟处理且没有具体的完成日期的将来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且假使一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了更深一步的细化，比如依照地点（电脑旁、办公场所、电话旁、家中、超市）分别记录只有在这些地方才可以实施的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应当做那些工作

回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周执行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并执行更新，可以保证GTD系统的运转，而且在回顾的同期或许仍需要执行将来一周的计划工作。

实施：当下你可以依照每份清单开始行动了，在具体行动中或许会需要依据所处的环境，时间的多少，精力情形以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动

时间管理的十一条金律

金律一:要和你的价值观相相符

你一定要确立个人的价值观，假如价值观不清晰，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不清晰，时间分配一定不好。时间管理的着重不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来看最重要的事。

金律二:设立清晰的目标

成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时期内达到许多你想要达到的目标;你务必把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一部分详细的计划，你的核心就是依照计划执行。

金律三:更改你的想法

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间举动学的研究发现如此两种对待时间的立场:“这件工作务必完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件让人愉快的工作，但它务必完成，所以我得即将动手，好让自己能早些解脱它”。当你有了动机，快速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己当下就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的list中选出最不想做的事情先做。“

金律四:遵循20比80定律.

生活中肯定会有一部分突发和迫差于待要处理的困难，假使你发现自己天天都在处理这些事情，那表明你的时间管理并没有理想。成功者花最多时间在做最重要的事，并非是最紧急的事情上，但是一般人均为做紧急但不重要的事。

金律五:安排“不被干扰”时间

每天起码要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3日工作的效率还要好。

金律六:严格规定完成期限

巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法则》(Parkinsons Law)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”假使你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花‘一天的时间去做它。而假使你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更快速有效地在一小时内做完它。

金律七:做好时间日志

你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包含洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你寻到浪费时间的根源，你才有办法更改。

金律八:理解时间大于金钱

用你的金钱去换取别人的成就经验，一定要抓住一切机会向顶尖人员学习。仔细选择你接触的对象，由于这会节省你很多时间。如果与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个如此的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?

金律九:学会列清单

把自己要解决的每一件事情都写下来，如此做首先能让你随时都清晰自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你目睹自己长长的list时，也会造成迫切感。

金律十:同一类的事情最好一次把它做完

假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业;假如你是在思考，用一段时间只作思考;打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。‘当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提升。

金律十一:每1分钟每1秒做最有效率的事情

你务必思考一下要解决好一份工作，见底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。(始终直瞄靶心一绩效(司晋升)

时间管理——华为成功之宝

一、界定“时间管理”的两大误区

“华为”时间管理培训的第一部份，就是让雇员们清楚了解时间管理的2大误区：

误区一：工作缺乏计划

大批的时间浪费来因为工作缺乏计划，比如：没有考虑工作的可并行性，结果使并行的工作以串行的形式执行；没有考虑工作的后续性，结果工作做了一半，就发现有外部原因制约只能搁置；没有考虑对工作方法的选择，结果长期用低效率高耗时的方法工作。

误区二：不会适时称“不”

“时间管理当中最有用的词是‘不’”。华为人觉得，民众组织工作不当中最常见的一种情形就是不会婉拒，这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自已，往往把把来自于各方的请托都——不暇思索地接受下来，但这不是一种明智的举动。

量力而行地说“不”，对己对人均为一种负责。首先，自己不能胜任委托的工作，不仅徒费时间，还将对自己其它工作产生阻碍。同期，无论是工作延期依旧效果都无法达标，全将打乱委托人的时间安排，结果是“双输”。

所以“华为”一贯强调，接到别人的委托，不要急于说“是”而是分析一下自己能不能按计划按质地完成工作。假使不能，那要具体与委托人协调，在必要时刻，要敢于说“不”。

“成功地界定困难就已经处理了困难的一半”，但假使没有切实可行的处理方案，窘境依旧不会更改。

法宝一：以SMART为导向的“华为”目标原则

“华为”的时间管理培训表示，目标原则不单单是有目标，而且是要让目标高达SMART标准，这里SMART标准是指：

具体性（Specific）。这是指目标务必是清晰的，可造成举动导向的。比如，目标“我要形成一个优秀的‘华为人’”不是一个具体的目标，但目标“我要得到今年的华为最佳雇员奖”就算得上是一个具体的目标了。

可衡量性（Measurable）。是指目标务必用指标量化表达。比如上面这个“我要得到今年的华为最佳成雇员奖”目标，它就对应着很多量化的指标——出勤、业务量等。

可行性（Attainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应当有能力规模内；二是目标应当有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。假使目标经常达不足，的确会使人沮丧，但同期也应注意：太容易高达的目标会使人失去激情。

有关性（Relevant）。这里的“有关性”是指与现实生活有关，并非是简单的“白日梦”。

及时性（Time-based）.及时性比较容易理解，是指目标务必确定完成的日期。在这一点上，华为的时间管理培训表示，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间转折点”，以便执行工作进程的监控。

法宝二：关注第二象限的华为四象限原则

依据重要性和迫切性，我们可以将所有的事件分成4类（即建立一个二维四象限的指标体系），见表：

第三象限的缩减和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式，但在第一象限与第二象限的处理上，民众却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件，这会会让人长期处在高阻力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。新雇员来华为的初期，比较关注于第一象限的事件。天天加班，而且工作质量也不尽如人意，感觉很糟糕。经历培训后，转换了关注的方向，发现整个感觉都更改了。这首要是由于第一象限与第二象限的事本来就是互通的，第二象限的扩大会让第一象限的事件降低。而且处理时受于时间比较足够，效果全将比较好。所以，加强了新雇员的自信。

法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则

日本专业的数据统计表示：“民众一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大概7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大概是5分钟，总共每天大概4小时，也就是约50%的工作时间（按每日工作8小时计），其中80%（约3小时）的打扰是没故意义或者极少有价值的。同期人被打扰后重拾起以前的思路平均需要3分钟，总共每天大概就是2.5小时。依据以上的数据统计，可以发现，每天因打扰而造成的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占据工作时间的 68.7%。

华为培训也认识到：“打扰是第一时间大盗”。为了处理这个困难，华为提出了自己的时间管理法则——韵律原则，它包含两个方面的内容：一是维持自己的韵律，具体的方法包含：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用干扰性不强的沟通方式（如：Email），要适当的与上司沟通降低来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包含：不要唐突地拜访对方，了解对方的举动习惯等。

法宝四：执着于流程优化的华为精简原则

著名的时间管理理论——崔西定律，表示：“任何工作的因难度与其实施步骤的数目平方成正比：比如完成一件工作有3个实施步骤，则此工作的问题度是9，而完成另一工作有5个步骤，自此工作的问题度是25，所以务必要简化工作流程。”

无论对于1部门的工作流量，依旧7部门的工作流量，华为要求雇员们做到“能省就省”，并编制“分析工作流程的网络图”，每一次去掉一个多余的环节，就少了一个工作延期的机会，这代表着大批时间被节省了。

综上所述，通过研究和剖析华为的时间管理，华为给我们一个重要的启示：时间管理是企业提升雇员整体素质的最有效法宝。

几款在线的时间管理工具

rescuetime

rescuetime是一个基于web的时间管理工具（当前在公开试探）它能精准的分析你花费了多少时间， 不用你录入报告，不用你费劲就可以收集你的事务数；快速而即时的报告分析。比如你在WORD输入和排版上用了多少时间，你在浏览网页上用了多少时间，你在一部分IM沟通上用了多少时间等；通过每日或每周对你完成目标的情形做出归纳。你的时间管理能否到位，做得好与坏一目了然；用了这个工具之后你会认为你的工作效率提升了，比别人更勤奋了。

Propel'r 是一款基于互联网的时间管理工具，是一种“完成事”的方法学，简称：GTD(Getting Things Done).这款工具不仅可以提升你个人的工作效率，还可以和你的客户和同事一部分协作完成项目。Propel'r可以降低思考安排时间的时间，由于它已经帮你完成了，你只需去做就可以了。Propel'r给予了一种通过协同工作而从大范围项目运转中摆脱出来的办法。

intervals为你供应一个能让你汇聚在你的项目上，追踪你的工作时间，管理你的任务个性化空间，它的功能很强大，具有下方特点:追踪时间，做理性的人、管理任务，排脱混乱的状态、项目管理、文档或文件的存储等

什么叫追踪时间？tick给我们的解释是：时间的追踪就是让你不要解决太多的事情，是让你学会恰当的时间做恰当的事。Tick给你处理的困难就是通过分析来降低麻痹给你导致的损失；告诉你什么是最重要的事情；在这里你不需要复杂的表格和难懂的理论，只有最简单和你能承受的反馈信息。Tick 除了便签等记事警示基本功能之余，强调了在时间轴上对时间的管理和预期。

下面仍有一部分是通过便签和待办事项来高达在线时间管理的，介绍两个，象google日历和待办工具来达到的就不介绍，你自己试着做一下吧。

Backpack 是一个简单的网络服务,Backpack具有日历和警示功能,可把你想做的事情做成一个清单给你发送电子邮件或通知到你的手机上，时间可以自己来定。诚然，你也可以把你的任务计划发给你的同事或朋友与他们一起共享。Backpack运用了Ajax接口，让你的想法或计划随手而成，很方便。

Scheduler 是联想试验室出品的在线时间管理工具。Scheduler可以帮助用户建立日程并执行追踪而且可以通过Email及MSN的方式警示用户马上来临的日程。 Scheduler还给予了完整的计划策划、追踪和回顾的机制，帮助用户策划计划并分解长期的目标将之转化成日程。

时间管理的原则

一.设立清晰的目标

时间管理的目的是让你在最短时期内达到许多你想要达到的目标。把今年度的4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定详细的计划，并依照计划执行。

二.学会列清单

把自己所要解决的每一件事情都写下来，列一张总清单，如此做能让你随时都清晰自己手头上的任务。在列好清单的基础上执行目标切割。

1.将年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要解决哪一部分事情；

2.将季度目标切割成月目标，并在每月初从新再列一遍，遇到有突发事件而更改目标的情形时及时调整过来；

3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；

4.每天夜间把第二天要解决的事情列出来。

三.做好“时间日志”

你花了多少时间在哪些事情，把它详细地，记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，平上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你寻到浪费时间的根源，你才有办法更改。

四.制订有效的计划。

绝大部分难题均为由未经认真思考虑的行动引起的。在制订有效的计划中每花费1小时，在实行计划中就或许节省3-4小时，并会得到更好的结果。假使你没有认真作计划，那么事实上你正计划着失利。

五.遵循20:80定律

用你80%的时间来做20%最重要的事情。生活中肯定会有一部分突发困扰和迫差于待要处理的困难，假使你发现自己天天都在处理这些事情，那表明你的时间管理并没有理想。一定要了解，对你来看，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。成功者往往花最多时间在做最重要但不是最紧急的事情，而一般人往往将紧急但不重要的事放在第一名。所以，务必学会如何把重要的事情变得紧急。

六.安排“不被干扰”时间

假如你每天能有一个小时完全不受任何人干扰地思考一部分事情，或是做一部分你觉得最重要的事情，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至或许比三天的工作效率还要好。

七.确立个人的价值观

假如价值观不清晰，就很难知道什么对你是最重要的，当你的价值观不清晰时，就无法做到合理地分配时间。时间管理的着重不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但永远有时间做对你来看最重要的事。

八.严格规定完成期限

巴金森(C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法则》中写下这段话“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”假使你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而假使你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更快速有效地在一小时内做完它。

九.学会充分授权

列出你当前生活中所有认为可以授权的事情，把它们写下来，找适当的人来授权。

十.同-类的事情最好一次做完

假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。

当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提升。

时间管理案例分析

案例一:浅谈高校管理者的时间管理

一、时间管理的首要方法

1.帕累托原则在时间管理中的运用

在有限的时间和资源下达到目标最大化，是高校管理者工作的重要原则。 时间是达到目标的重要原因之一，为了对高校管理者的时间执行更好地管理，我们引入帕累托原则。 帕累托原则又称做重要的少数、微不足道的多数，或80对20定律、犹太法则等，是19世纪末和20世纪初由意大利经济专家及社会学家帕累托提出的，最初是用于经济领域中的决策。 这一原则是说在任何一组东西当中,最重要的一般只占其中的一小部分，所以对于重要但只占少数的部分务必分配许多的资源，更注重对它的管理。 在时间管理中运用帕累托原则有利于应付一长列有待完成的工作。 将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，各花上一段时间集中精力把它们完成。

只有如此，那些看上去或许是无法一一完成的工作才可通过我们所完成的那几件重要工作而得到处理，得到最大的收益。

2.“坐标法”在时间管理中的运用

一个人在与一时间处理两个以上的任务是件极为问题的事情，一直维持高效更是难上加难，所以管理者应把时间花在重要的、务必做的任务上，并非是那些并不是务必要解决的事情之上。

假使以“轻—重”为横坐标，“缓—急”为纵坐标， 我们可以建立一个时间管理坐标体系(见图)把各类事务放入这个坐标体系! 大差不差可以分为四个类别:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。

我们一般会将紧急的事情放在第一名，这不是管理时间的有效办法。在最初，我们或许会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”，转而去做那些“紧急不重要”的事情了。

如此一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。将多部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。对于高校来看，“重要不紧急”的事就是教学。确定了教学任务，就清晰了环绕教学所需的人、财、物以及包含学术活动以内的各种活动，高校各个管理层的时间管理都应环绕这一任务展开。

二、高校管理者的时间管理

高校管理者每天都要面对各种各样的事务，千头万绪，涉及到各方各面。如何在繁多的事务中抓住着重，以点带面，进而促进有关工作的开展和完成，时间管理有着重要的作用。科学、规范、有序的时间管理不仅对高校管理者本人极为重要，对提升整个高校的工作效率、减弱办学成本也极为重要。但由于主观客观上的原因，我们都习惯了不将时间列为办学成本执行计算。

(一)高校管理者时间管理的必要性

高校管理者为何要对时间执行管理，这虽是个见仁见智的困难，但受于很多高校管理者未对时间执行科学有效的管理，往往产生疲于奔命却大事抓不了、小事抓不足，浪费时间的现象普遍存在，产生高校管理者时间浪费的原因是多方面的，从主观上表达，一面或许是由于管理者想做的事情太多，但确因没有科学区分事情的轻重缓急，甚至缺乏清晰的目标，致使各类工作缺乏优先顺序，最后或许有头无尾；另一面也或许是由于不擅于授权致使自己必须花费大批的时间于具体事务，或因仓促决策致使了整个学校的时间以及其余资源的浪费。从客观上表达，高校管理者浪费时间的原因来自于上级领导、工作系统以及生活工作条件等方面。不管是何种原因，高校管理者的时间一旦显现浪费，对整个部门甚至整个高校的伤害极大，严重的机会会致使部门、单位乃至整个高校低效率重复劳动，最终成效不彰。为了避免浪费时间的现象重复显现，务必对高校管理者的时间执行管理。高校管理者永远没有时间做每件事，但应通过对时间执行管理，保证他们永远有时间做最重要的事。

(二)高校管理者时间管理的内容

高校管理者的时间管理并不是是对时间这一资源执行管理，而是对管理者本身执行管理，通过提升管理者的时间运用效率，降低浪费，进而高达提升工作效率的目标。对管理者本身执行管理首要包含四个方面的内容。

1.掌握工作的核心

高校不同层次的管理者即使工作任务和工作责任不尽相同，但管理活动却是统一的，可简单归结为三个掌握，即掌握核心工作，掌握核心人物，掌握核心活动。高校发展目标是否达到的着重不在于每个环节、每个步骤，而在于制衡性原因。制衡性原因往往体当下核心工作，核心人物和核心活动上，抓住了这三个核心，高校管理者也就处理了制衡性原因。所谓“大智有所不虑，大巧有所不为”之所以形成大智大巧者，在于能够扬其长而避其短。高校管理者无论岗位、社会地位、学术水平高低，均为普通劳动者，不或许是全能的，也不需要面面俱到，所以，只要掌握了核心也就抓住了时间管理的要诀。具体地说，显现重要而且紧急的事情时，高校管理者应首先执行处理，但要避免形成工作常规，应保证高校管理者的多部分时间花在重要而不紧急的事情上。高校管理者专注于处理重要的事情表明抓住了影响整个部门乃至整个高校的工作全局，首要精力放在不紧急的事情上则代表着未雨绸缪，防患于未然。

2.简化工作程序

工作流程越简化，越难以易出困难，实施部门及人士在工作过程中会越加细致，实施效果越好。同期，简化程序有助于处理高校中显现的“文山会海”现象，不该发的文不发，不该开的会不开，提升行文和会议效率，减弱管理成本。就开会来说，会前务必清晰会议的目的，是分享信息、辩论依旧决策，决策性的会议材料应当在会前几天分发参会者，让参会者能早日熟悉会议内容并有充足的考虑时间，以提升决策的质量和速度，避免会议流于形式，避免将令议时间浪费在泛泛而谈上却做不出任何科学决策。

3.合理安排工作时间

应当做好每天、每周、每月以及每年的工作计划，列出每一时间单位内应当完成的工作，排出优先次序，突出着重并证实完成时间，并适当安排“不被干扰”的时间。高校管理者常常需要整块的时间去思考一部分重要决策或完成重要的任务，在执行这些任务的过程中，不能被外界打断，否则从新进入深度思考与完全工作状态往往需要更长的时间。高校管理者集中时间不受干扰地处理一部分巨大事项而把其余事情都推到一边，或许会给本部门甚至整个学校导致一部分出人意料的麻烦，但假使能有充足必要的时间，不受任何人任何事干扰地思考或者从事对整个部门甚至整个高校举足轻重的工作，那么这些或许的麻烦会是微不足道的。

4.合理授权

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